Algemene voorwaarden

1.1 In deze voorwaarden is "Mindhello" de eenmanszaak van Samir El Kaddouri, ondernemingsnummer BE 1025.107.183, die handelt onder de naam Mindhello. "De zaak" is de onderneming die een offerte van Mindhello aanvaardt. "De tools" zijn de toepassingen die Mindhello in de omgeving van de zaak ter beschikking stelt.

1.2 Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, bestelling en overeenkomst tussen Mindhello en de zaak. De overeenkomst bestaat uit de getekende offerte, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Bij een tool op maat hoort ook het getekende blad uit artikel 10 erbij. Zegt de offerte iets anders dan deze voorwaarden, dan geldt de offerte.

1.3 De eigen voorwaarden van de zaak gelden niet, ook niet als ze op een bestelbon staan of later meegedeeld worden. Een afwijking van deze voorwaarden geldt alleen als Mindhello ze schriftelijk aanvaardt, en alleen voor die bestelling.

1.4 De zaak handelt als onderneming, voor beroepsdoeleinden. Het consumentenrecht is niet van toepassing.

1.5 "Schriftelijk" betekent in deze voorwaarden: per e-mail of per brief. "Werkdagen" zijn maandag tot en met vrijdag, behalve de wettelijke feestdagen in België.

2.1 Mindhello levert wat in de offerte staat. Dat omvat:

• een eigen omgeving voor de zaak, op een eigen adres onder mindhello.ai, met haar gegevens en gebruikers apart van die van andere zaken;
• alle basistools die in het abonnement zitten, en de basistools die Mindhello er later aan toevoegt;
• de opstart: Mindhello maakt de omgeving aan, maakt de login van de beheerder van de zaak aan en stelt een profiel van de zaak op uit haar website, producten en toon, dat de tools gebruiken;
• updates, hosting en support per e-mail.

2.2 De zaak richt de tools zelf in: haar logo en kleuren, haar sjablonen, koppelingen, producten, teksten en beelden. Mindhello zet daarvoor niets klaar, tenzij de offerte dat uitdrukkelijk vermeldt.

2.3 Het aantal gebruikers is niet beperkt. De beheerder van de zaak nodigt zelf collega's uit, kiest per gebruiker welke tools hij ziet en schrapt een login die niet meer nodig is. Elke login is voor één persoon.

2.4 Mindhello mag de tools verbeteren, functies wijzigen of vervangen en basistools toevoegen, zolang een tool blijft doen waarvoor de zaak hem nam. Een nieuwe basistool zit in het abonnement zonder hogere prijs. Demo's en voorbeelden tonen hoe een tool werkt. Ze zijn geen belofte over elk detail.

2.5 Sommige tools lezen gegevens uit systemen van derden, zoals een webshop of een socialemediaplatform, met een koppeling die de zaak zelf aanzet. Mindhello staat niet in voor de beschikbaarheid of de inhoud van die systemen. Wijzigt een derde zijn koppeling, dan past Mindhello de tool aan binnen een redelijke termijn.

3.1 Een offerte is 30 dagen geldig. De zaak aanvaardt ze in haar geheel.

3.2 De overeenkomst komt tot stand wanneer de zaak de offerte, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst tekent. Een getekende offerte is een vaste bestelling. De zaak kan ze alleen annuleren in de gevallen van de artikelen 3.3 en 10.4.

3.3 Een offerte steunt op wat de zaak aan Mindhello vertelt. Blijkt die informatie onjuist of onvolledig, dan mag Mindhello de prijs en de planning aanpassen. Mindhello meldt dat eerst schriftelijk. De zaak kan dan binnen acht dagen schriftelijk afzien van de bestelling, zonder schadevergoeding. Mindhello betaalt haar dan terug wat ze al betaalde.

4.1 De livegang is de dag waarop Mindhello de omgeving van de zaak klaarzet en de beheerder van de zaak zijn uitnodiging stuurt.

4.2 Bij jaarlijkse betaling loopt het abonnement een jaar vanaf de livegang en start het uiterlijk 30 dagen na het akkoord.

4.3 Daarna wordt het jaarabonnement telkens met een jaar verlengd. De vervaldag is het einde van elk contractjaar. Elke partij kan schriftelijk opzeggen, uiterlijk een maand voor de vervaldag. Het abonnement stopt dan op de vervaldag.

4.4 Bij maandelijkse betaling loopt het abonnement per maand vanaf de livegang en wordt het telkens met een maand verlengd. De zaak kan stoppen tot de dag voor een nieuwe maand start, schriftelijk of in haar omgeving. Het abonnement stopt dan aan het einde van de betaalde maand. Een gestarte maand betaalt Mindhello niet terug. Mindhello kan het maandabonnement schriftelijk opzeggen met een termijn van twee maanden.

4.5 Stopt de zaak een jaarabonnement zelf vóór de vervaldag, dan betaalt Mindhello niets terug. Wat voor het lopende contractjaar gefactureerd is, blijft dan verschuldigd. De uitzonderingen staan in artikel 4.7.

4.6 Elke partij kan de overeenkomst meteen en zonder tussenkomst van een rechter beëindigen als de andere partij een belangrijke verplichting niet nakomt en dat niet rechtzet binnen acht dagen na een schriftelijke ingebrekestelling. Dat kan ook bij faillissement of stopzetting van de andere partij, voor zover de wet dat toelaat. Beëindigt Mindhello de overeenkomst om zo'n reden, dan zijn alle openstaande bedragen van de zaak meteen opeisbaar.

4.7 In deze gevallen betaalt Mindhello het vooruitbetaalde abonnement terug voor de periode na het einde:

• de zaak beëindigt de overeenkomst volgens artikel 4.7, omdat Mindhello een belangrijke verplichting niet nakomt;
• Mindhello stopt met het abonnement of met een tool die de zaak volgens de offerte nodig heeft;
• een partij beëindigt de overeenkomst wegens overmacht, volgens artikel 16.2;
• de zaak zegt de overeenkomst op na haar bezwaar tegen een nieuwe onderaannemer, volgens artikel 7.3 van de verwerkersovereenkomst.

4.8 Bij het einde van de overeenkomst stopt de toegang tot de tools. Voor de gegevens geldt artikel 12.

5.1 De beheerder van de zaak zet de basistools zelf aan of uit in haar omgeving en kiest per gebruiker welke tools hij ziet. Dat verandert de prijs van het abonnement niet.

5.2 Een tool op maat verschijnt alleen in de omgeving van de zaak die hem bestelde. Hij draait mee in haar abonnement.

5.3 Mindhello kan een tool tijdelijk uitzetten voor onderhoud of beveiliging. Artikel 8.2 geldt daarbij.

6.1 De prijzen staan in de offerte. Alle bedragen zijn in euro en exclusief btw.

6.2 Het abonnement heeft één prijs per maand voor alle basistools. Bij jaarlijkse betaling is die prijs lager dan bij maandelijkse betaling. De opstart is een eenmalig bedrag. Een tool op maat heeft een vaste prijs, zoals artikel 10 beschrijft.

6.3 Mindhello wijzigt de prijs van een jaarabonnement alleen bij een verlenging en meldt de nieuwe prijs schriftelijk, minstens twee maanden voor de vervaldag. De zaak kan dan nog opzeggen zoals in artikel 4.3. De prijs van een maandabonnement wijzigt Mindhello alleen met een schriftelijke melding minstens twee maanden vooraf; de zaak kan voor die datum stoppen zoals in artikel 4.4.

7.1 De opstart factureert Mindhello in één keer bij de bestelling.

7.2 Een jaarabonnement factureert Mindhello per contractjaar, vooraf, in één factuur.

7.3 Een maandabonnement betaalt de zaak elke maand via een doorlopende machtiging (SEPA-domiciliëring) of een kaartmachtiging, via de betaaldienst van Mindhello. De eerste betaling omvat de opstart en de eerste maand. Elke maand ziet de zaak "Mindhello Basic, maandelijks" op haar afschrift. Mislukt een incasso, dan betaalt de zaak het bedrag binnen acht dagen op een andere manier. Mindhello bezorgt voor elke betaling een factuur.

7.4 Een tool op maat betaalt de zaak voor de helft bij de ondertekening en voor de helft na de aanvaarding.

7.5 Mindhello stuurt de uitnodiging voor de beheerder van de zaak nadat de opstart betaald is.

7.6 De zaak betaalt elke factuur die niet via een machtiging loopt binnen 30 dagen na de factuurdatum, op de rekening die op de factuur staat.

7.7 Betwist de zaak een factuur, dan doet ze dat schriftelijk en met redenen, binnen acht dagen nadat ze de factuur ontving. Het deel dat ze niet betwist, betaalt ze op tijd. De zaak mag geen bedragen inhouden of verrekenen.

7.8 Betaalt de zaak niet op tijd, dan is van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlinterest verschuldigd volgens de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarbovenop komt een vaste schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 75. Dezelfde regel geldt als Mindhello een bedrag dat de zaak tegoed heeft, zoals een terugbetaling, niet op tijd betaalt.

7.9 Is een factuur acht dagen na een schriftelijke ingebrekestelling nog niet betaald, dan mag Mindhello de toegang tot de tools opschorten. De zaak blijft alle bedragen verschuldigd.

8.1 Vragen en meldingen stuurt de zaak per e-mail naar info@mindhello.ai. Mindhello antwoordt binnen twee werkdagen. Die termijn geldt voor een eerste antwoord. Een oplossing kan langer duren. De uitleg per tool staat in de documentatie van Mindhello.

8.2 Mindhello doet wat redelijk is om de tools goed te laten werken, maar belooft geen ononderbroken werking. Onderhoud, updates en beveiligingswerk kunnen een tool kort onderbreken. Dat is geen tekortkoming. Gepland onderhoud kondigt Mindhello waar mogelijk vooraf aan.

9.1 De zaak is verantwoordelijk voor wat zij en haar medewerkers in de tools zetten en ermee maken, zoals producten, prijzen, teksten, foto's, posts, antwoorden op reviews, tekeningen en logo's. Ze zorgt dat ze de rechten heeft op die foto's, logo's en teksten. Krijgt Mindhello daarover een klacht van een derde, dan vrijwaart de zaak Mindhello, ook voor de kosten van de verdediging.

9.2 De zaak kijkt elke prijskaart, elke post, elk antwoord en elke tekening na voordat ze die gebruikt of plaatst. Ze blijft verantwoordelijk voor de juiste prijs, ook voor de vorige prijs bij een korting, en voor de inhoud van wat ze publiceert. Dat geldt ook voor gegevens die een tool overneemt uit een webshop, een socialemediaplatform, een reviewplatform of een bestand, en voor teksten die een tool voorstelt. Mindhello geeft geen juridisch advies over prijsaanduiding of reclame.

9.3 De zaak houdt de logins geheim en verwittigt Mindhello meteen bij een vermoeden van misbruik. Wat via een login van de zaak gebeurt, geldt als gedaan door de zaak.

9.4 De zaak bewaart zelf een kopie van de documenten die ze wil houden, bijvoorbeeld de PDF's die ze met de tools maakt.

9.5 Mindhello mag de toegang meteen opschorten bij misbruik, bij een ernstig veiligheidsrisico of als het gebruik de werking voor andere zaken verstoort.

10.1 Een tool op maat is een tool die Mindhello op maat van de zaak bouwt, met één functie per tool. Mindhello en de zaak schrijven eerst samen op één blad wat de tool moet doen, voor wie en met welke schermen. De zaak tekent dat blad samen met de offerte.

10.2 De prijs van een tool op maat is vast en staat in de offerte. Die prijs dekt wat op het blad staat, plus één ronde aanpassingen.

10.3 Vraagt de zaak eerst een analyse ter plaatse, dan staat die apart in de offerte, per werkdag. Bestelt de zaak daarna de tool, dan gaat de prijs van de analyse af van de prijs van de tool.

10.4 De offerte vermeldt een richtdatum voor de oplevering. Is de tool drie maanden na die datum nog niet opgeleverd, en ligt dat niet aan de zaak, dan kan de zaak de bestelling schriftelijk annuleren, zonder schadevergoeding. Mindhello betaalt haar dan terug wat ze ervoor betaalde.

10.5 Na de oplevering heeft de zaak 10 werkdagen om één ronde aanpassingen te vragen, schriftelijk en in één keer. Mindhello voert die aanpassingen uit. Daarna is de tool aanvaard, ook als de zaak binnen die 10 werkdagen niets vroeg, tenzij de tool nog niet doet wat op het blad staat. Mindhello herstelt dat dan op eigen kosten.

10.6 Kosten van derden, zoals een betalende dienst of een licentie die de tool nodig heeft, staan apart in de offerte.

10.7 Gebruikt een tool op maat AI, dan staat in de offerte een vast plafond per maand voor dat gebruik. Is het plafond bereikt, dan werkt de AI-stap pas weer vanaf de volgende maand.

10.8 Een automatische koppeling met een eigen systeem van de zaak, buiten de koppelingen die de basistools zelf aanbieden, is altijd een tool op maat.

10.9 Een tool op maat blijft van Mindhello en draait mee in het abonnement van de zaak. Hosting, updates en het herstellen van fouten zitten daarin. Nieuwe functies vallen er niet onder; die zijn meerwerk. De zaak gebruikt de tool zolang haar abonnement loopt (artikel 13.2).

10.10 Gedurende 12 maanden na de oplevering verkoopt Mindhello dezelfde tool op maat niet aan een andere zaak binnen 20 km van een vestiging van de zaak.

11.1 Meerwerk is werk dat niet in de offerte of op het blad staat. Ook nieuwe functies na de aanvaarding zijn meerwerk.

11.2 Mindhello prijst meerwerk eerst schriftelijk, als vaste prijs. Het werk start pas na het schriftelijke akkoord van de zaak.

12.1 De gegevens van de zaak zijn van de zaak. Dat zijn de gegevens die ze in de tools zet en wat ze ermee maakt.

12.2 Mindhello gebruikt die gegevens alleen om de tools en diensten aan de zaak te leveren. Gebruikt een tool AI om een tekst, een beeld of een antwoord voor te stellen, dan gaan alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn naar de AI-dienst die in de verwerkersovereenkomst staat. Mindhello traint er geen eigen modellen mee.

12.3 De zaak kan haar gegevens zelf exporteren in een gangbaar formaat zoals Excel of PDF. Op vraag bezorgt Mindhello een export, samen met haar foto's.

12.4 Na het einde van de overeenkomst bewaart Mindhello de gegevens nog 30 dagen. In die periode kan de zaak een export vragen. Daarna wist Mindhello de gegevens, behalve wat Mindhello wettelijk moet bewaren, zoals facturen.

12.5 Voor persoonsgegevens in de tools is de zaak verwerkingsverantwoordelijke en Mindhello verwerker. Mindhello en de zaak sluiten daarvoor de verwerkersovereenkomst die artikel 28 van de AVG vraagt. Daarin staan ook de onderaannemers van Mindhello.

13.1 De tools, de software, het ontwerp en de documentatie blijven van Mindhello. Ook een tool op maat blijft van Mindhello. De overeenkomst draagt geen intellectuele eigendom over.

13.2 De zaak krijgt een gebruiksrecht op de tools, voor haar eigen zaak. Dat recht is niet exclusief en niet overdraagbaar. Het loopt zolang het abonnement loopt en betaald is. Dat geldt ook voor een tool op maat.

13.3 De zaak mag de tools niet kopiëren, doorverkopen, verhuren of aan anderen ter beschikking stellen. Ze probeert de broncode niet te achterhalen en gebruikt de tools niet om een concurrerend product te maken.

13.4 Logo's, foto's en teksten van de zaak blijven van de zaak. Mindhello gebruikt ze alleen om de tools voor de zaak te laten werken.

14.1 Mindhello noemt de naam of het logo van de zaak alleen als referentie met haar schriftelijke akkoord.

15.1 Mindhello is alleen aansprakelijk voor directe schade. Die aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de zaak in de 12 maanden voor het schadegeval aan Mindhello betaalde voor het abonnement of de tool waarover het gaat.

15.2 Mindhello is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals verlies van omzet of winst, verlies van klanten, reputatieschade, gemiste besparingen of de kosten van een vervangende dienst.

15.3 Mindhello is evenmin aansprakelijk voor schade door:

• onjuiste of onvolledige informatie van de zaak;
• fouten in prijzen, prijskaarten, posts, antwoorden of tekeningen die de zaak gebruikt of plaatst;
• aanpassingen die de zaak zelf doet, of gebruik dat ingaat tegen de uitleg of tegen deze voorwaarden;
• een storing bij een derde waarmee een tool gekoppeld is, zoals een webshop of een platform;
• een storing van internet of stroom bij de zaak;
• verlies van gegevens door een handeling van de zaak.

15.4 Mindhello staat in voor zijn onderaannemers, zoals de hosting, binnen de grens van artikel 15.1.

15.5 Een aanspraak vervalt als de zaak ze niet schriftelijk instelt binnen 12 maanden nadat ze de schade kende of redelijkerwijs kon kennen.

15.6 Deze beperkingen gelden niet bij bedrog, opzet of zware fout van Mindhello, en niet bij schade aan het leven of de lichamelijke integriteit.

16.1 Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht. Overmacht is een gebeurtenis buiten de wil van een partij, die ze redelijkerwijs niet kon voorzien of vermijden. Voorbeelden zijn brand, overstroming, een epidemie, oorlog, een cyberaanval, een storing bij een hostingleverancier, een storing van internet of telecom, en een maatregel van een overheid.

16.2 Duurt de overmacht langer dan 90 dagen, dan kan elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder schadevergoeding. Wat al geleverd is, blijft verschuldigd. Voor het vooruitbetaalde abonnement geldt artikel 4.7.

17.1 Mindhello mag onderaannemers inschakelen, bijvoorbeeld voor hosting, opslag, e-mail, betalingen en AI. Mindhello blijft het aanspreekpunt van de zaak.

17.2 Mindhello mag de overeenkomst overdragen aan een vennootschap die de activiteit van Mindhello voortzet. De zaak mag de overeenkomst alleen overdragen met het schriftelijke akkoord van Mindhello.

18.1 Elke partij houdt de niet-publieke informatie die ze van de andere krijgt geheim en gebruikt ze alleen voor de overeenkomst. Die plicht loopt tot drie jaar na het einde van de overeenkomst.

18.2 De offertes en de technische documentatie van Mindhello zijn vertrouwelijk.

19.1 Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere gelden. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

19.2 Wacht een partij met het uitoefenen van een recht, dan doet ze daarmee geen afstand van dat recht.

20.1 Mindhello kan deze voorwaarden wijzigen. Voor een lopend jaarabonnement geldt een wijziging pas vanaf de volgende verlenging. Mindhello meldt ze schriftelijk, minstens twee maanden voor de vervaldag. De zaak kan dan opzeggen zoals in artikel 4.3. Voor een maandabonnement geldt een wijziging twee maanden na de schriftelijke melding; de zaak kan voor die datum stoppen zoals in artikel 4.4.

21.1 Op de overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet.

21.2 De partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan zijn alleen de rechtbanken van het gebied waar Mindhello zijn zetel heeft (Genk) bevoegd.