Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van Verordening (EU) 2016/679 (de AVG) is Samir El Kaddouri, eenmanszaak, handelend onder de naam Mindhello, met zetel in Genk (België) en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 1025.107.183 (hierna 'Mindhello', 'wij' of 'ons'). Vragen over uw persoonsgegevens stuurt u naar info@mindhello.ai. Mindhello hoeft geen functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen (artikel 37 AVG); wij behandelen uw vraag zelf.

Dit beleid geldt voor de website mindhello.ai en voor de tools die klanten van Mindhello gebruiken. Voor sommige verwerkingen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke, voor andere verwerker in opdracht van een klant. Bij elke verwerking staat welke rol wij hebben.

(a) Vragen en inschrijvingen. Via het contactformulier of het inschrijfformulier: uw naam, de naam van uw zaak, uw e-mailadres, uw telefoonnummer (optioneel), wat u koos (jaarlijks of maandelijks, interesse in een tool op maat), wat de tool moet doen en uw bericht of opmerking.

(b) Klantgegevens. Wanneer u klant wordt: de contactgegevens van de personen die u aanduidt, facturatiegegevens, uw ondernemingsnummer en de gegevens van uw offerte en abonnement.

(c) Accountgegevens. Voor elke gebruiker van een omgeving: naam, e-mailadres, het wachtwoord (alleen in onleesbare, gehashte vorm bewaard) en de technische sessiegegevens die nodig zijn om veilig aangemeld te blijven.

(d) Inhoud van uw omgeving. Wat u in uw tools zet, zoals producten, prijzen, foto's, sjablonen en notities. Die inhoud blijft van u. Wij verwerken ze alleen om de tools te laten werken.

(e) Gebruiks- en diagnosegegevens. Technische logbestanden van de website en de tools: tijdstip, opgevraagde pagina, foutmeldingen, IP-adres en browsertype. Wij gebruiken ze om storingen op te sporen, misbruik te voorkomen en de dienst te beveiligen.

(f) Betaalgegevens. Bij een betaling: de gegevens die op de betaling staan, zoals het rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder. Op de website betaalt u niets.

(g) Persoonsgegevens in de omgeving van een klant. Wat een klant en zijn medewerkers in hun omgeving zetten, kan persoonsgegevens bevatten, zoals de naam van een medewerker of het adres van een eindklant in een tool op maat. Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken ze alleen op gedocumenteerde instructie van de klant, zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst.

• Uw vraag beantwoorden en een offerte opmaken: op uw verzoek, vóór een overeenkomst (artikel 6, lid 1, b) AVG).
• De overeenkomst uitvoeren: opstart, hosting, onderhoud, ondersteuning en facturatie (artikel 6, lid 1, b) AVG).
• Wettelijke verplichtingen nakomen, zoals boekhouding en btw (artikel 6, lid 1, c) AVG).
• Gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, f) AVG): de dienst beveiligen, misbruik opsporen, de tools verbeteren en onze rechten verdedigen. U kunt daartegen bezwaar maken (zie artikel 9).
• Toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG) voor verwerkingen die hiervoor niet nodig zijn. U kunt ze altijd intrekken; wat vóór de intrekking gebeurde, blijft rechtmatig.

Wij nemen geen beslissingen over u die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten (artikel 22 AVG). Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens.

Wij werken met dienstverleners, alleen voor zover de dienst dat vraagt. Elke dienstverlener krijgt alleen de gegevens die nodig zijn, is gebonden door een verwerkersovereenkomst en door geheimhouding, en mag de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. Het gaat om deze categorieën:

• hosting, database en opslag voor de website en de tools;
• e-mail, voor aanvragen, bevestigingen en briefwisseling;
• AI-diensten, alleen wanneer een tool op maat een AI-stap heeft en u die gebruikt: de gegevens die u voor die stap kiest, gaan naar die dienst om het gevraagde resultaat te maken. Prijskaarten gebruikt geen AI;
• boekhouding, voor de wettelijke verwerking van facturen.

Wij kunnen gegevens ook bezorgen aan een overheid, een toezichthouder of een rechtbank als de wet of een rechterlijk bevel dat oplegt, en aan een advocaat als dat nodig is om onze rechten te verdedigen.

Onze e-maildienst verwerkt gegevens in de Verenigde Staten, en een AI-dienst voor een tool op maat kan dat ook doen. Dat gebeurt alleen op een geldige grondslag uit hoofdstuk V van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of haar modelcontractbepalingen. Een overzicht vraagt u op via info@mindhello.ai.

• Vragen en inschrijvingen die niet tot een klantrelatie leiden: tot twee jaar na het laatste contact.
• Accountgegevens: tot dertig dagen na het einde van de klantrelatie.
• Inhoud van uw omgeving: tot dertig dagen na het einde van de overeenkomst. U wordt vooraf verwittigd en kunt een export vragen.
• Offertes, contracten, facturen en andere boekhoudkundige stukken: zolang de wet dat voorschrijft.
• Technische logbestanden: hoogstens twaalf maanden, langer als een incident of onderzoek dat vraagt.
• Gegevens die nodig zijn voor een lopend geschil: tot het geschil afgehandeld is.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG): versleutelde verbindingen (HTTPS), wachtwoorden alleen in onleesbare vorm, de gegevens van elke klant gescheiden van die van andere klanten, en toegang alleen voor wie ze nodig heeft. Geen enkele dienst is volledig veilig. Bij een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten, melden wij dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (artikel 33 AVG), en wij verwittigen de betrokkenen wanneer artikel 34 AVG dat vraagt. Gaat het om gegevens die een zaak in haar omgeving bewaart, dan verwittigen wij die zaak binnen 48 uur. Zij beslist over de melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Deze website gebruikt geen advertentiecookies en geen trackers van derden. Wij bewaren alleen wat nodig is om de site te laten werken, in de opslag van uw eigen browser: uw taalkeuze en uw keuze op de pagina Inschrijven, zodat u niet opnieuw moet beginnen. In de tools komt daar een sessiecookie bij, die u veilig aangemeld houdt. Voor deze strikt noodzakelijke opslag is geen toestemming nodig. U kunt ze wissen via de instellingen van uw browser.

U hebt recht op inzage (artikel 15 AVG), verbetering (16), wissing (17), beperking van de verwerking (18), overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf bezorgde (20) en bezwaar tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigde belangen (21). Berust een verwerking op toestemming, dan kunt u die altijd intrekken.

Uw verzoek stuurt u naar info@mindhello.ai. Wij antwoorden binnen één maand. Voor een complex verzoek of meerdere verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden (artikel 12, lid 3 AVG); dat laten wij u dan tijdig weten. Om te vermijden dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij een bewijs van identiteit vragen. Bij een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek kunnen wij een redelijke vergoeding vragen of het verzoek gemotiveerd weigeren.

Gaat uw verzoek over gegevens die een zaak in haar eigen Mindhello-omgeving bewaart, dan richt u zich tot die zaak: zij is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke (zie artikel 2, g). Op uw vraag sturen wij uw verzoek door.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij uw gegevens verwerken, laat het ons dan eerst weten. U hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of bij de toezichthouder in het land waar u woont of werkt.

Mindhello werkt alleen voor ondernemingen en verzamelt niet bewust gegevens van minderjarigen. Stellen wij vast dat dat toch gebeurde zonder geldige grondslag, dan wissen wij die gegevens zonder onnodige vertraging.

Wij passen dit beleid aan wanneer onze diensten, onze dienstverleners of de wet dat vragen. De geldende versie staat op deze pagina, met haar datum. Raakt een wijziging uw rechten wezenlijk, dan verwittigen wij klanten per e-mail.